Se acelera la despapelización en la administración pública

En 2018 se descartaron más de 7000 kilos de papel y se hacen 23 trámites bajo el procedimiento digital.

En el marco del Programa de Despapelización que lleva adelante el gobierno provincial, a través de la Secretaría de Modernización del Estado, Ciencia y Tecnología, se realizó tiempo atrás un encuentro con referentes de las 10 áreas que están adheridas y las siete que lo prevén hacer a la iniciativa que comenzó en septiembre de 2017.

"A nueve meses, nuestra evaluación es muy positiva porque pensamos que la adhesión no iba ser la que se logró. Se generó muchísima expectativa y estamos muy cerca de cumplir la meta que nos propusimos de tener en un año 20 organismos adheridos. La evaluación es muy buena", remarcó el referente del programa, Leandro Sid.

En lo que va de 2018, se lleva descartado de forma segura 7.100 kilos de papel, a razón de una tonelada por mes. Hay 23 trámites que ya se hacen bajo el procedimientos digital y los tres organismos que midieron la reducción del uso de papel lograron bajar un 30 por ciento en el periodo que va de febrero a junio 2018.

Los organismos adheridos son la Secretaría de Modernización del Estado, Ciencia y Tecnología; la Subsecretaría de Telecomunicaciones; el Ente de Control y Regulación de Telecomunicaciones; la Dirección General del Servicio Penitenciario; la Imprenta Oficial; la Secretaría de Ambiente; la Secretaría de la Juventud; el Instituto de Control de la Alimentación y Bromatología (ICAB); la Dirección Provincial de Vialidad, el Instituto de Ayuda Financiera a la Acción Social (Iafas); la Tesorería de la provincia y la Secretaría Privada de la Gobernación. Están pendientes la Dirección General de Recursos Humanos, el Departamento Producción Informática, el Departamento Internet Informática, la Dirección General de Administración de la Tesorería de la Secretaría de Producción, la Subsecretaría de Comercio de la Secretaría de Producción, la Dirección General de Agricultura de la Secretaría de Producción, y la Dirección General de Informática

Sid comentó que en la reunión "se evaluó el programa a nueve meses de su implementación" e indicó que "los organismos adheridos brindaron respuestas en relación al monitoreo de los compromisos asumidos, además de socializar su experiencia entre los nuevos participantes en cuanto a los objetivos y modalidad de trabajo".

En ese sentido, detalló que “la dinámica del programa contempla la visita a diversas áreas con el propósito que se adhieran, además de la información a la que acceden a través de la página web de la Secretaría www.entrerios.gov.ar/modernizacion/; del correo electrónico secmodernizacioncyt@entrerios.gov.ar o la página de Facebook @ModernizacionER. "Visitamos al organismo e iniciamos el proceso de adhesión", detalló.

Sid dijo luego que durante la reunión "también se trataron cuestiones que se pueden ir mejorando, porque entendemos que siempre hay algo que revisar en cada parte del proceso, cuestiones que aparecen en la ejecución, en la logística y en las gestiones de documental de trámites, normativas y algunas otras inquietudes". Adelantó que próximamente se hará una nueva convocatoria, pero focalizándose en la gestión documental electrónica.

Aciertos y desafíos

Las áreas adheridas destacaron que, ante la presencia de varias iniciativas tendientes a la reducción y al uso racional de papel, como así también a la dinamización de los circuitos administrativos, "el Programa de Despapelización sirvió para ponerlos en común. Es decir, socializar conocimiento, experiencias, mecanismos, métodos y herramientas para abordar una problemática que es común y transversal a todos los organismos de la administración pública".

En cuanto a los desafíos, Sid detalló "que es avanzar hacia la digitalización en un 100 por ciento. Tratar de eliminar el uso de papel en la administración pública. Además de dar un desecho o eliminación responsable del papel para que no ande en basurales o en la vía pública sin resguardo".

En otro tramo, el referente del programa en la Secretaría de Modernización del Estado sostuvo que la adhesión a la iniciativa contempla la medición y el uso responsable. "Por ejemplo, qué cantidad reducen en el uso de papel o la cantidad de nuevos procedimientos que lo hacen a través de mecanismos digitales", indicó. En ese sentido, mencionó que en varias áreas se manejan con correos electrónicos oficiales, y no ya mediante nota impresa. "Es más inmediato y se ahorra muchísimo papel", remarcó

"Nos interesa que este programa, al igual que otros que son transversales entre sí, se enfoque hacia la gestión documental electrónica que próximamente se transferirá a la administración pública provincial, tal como ya lo han hecho muchas provincias", concluyó.

El programa

El Programa de Despapelización de la administración pública de la provincia de Entre Ríos tiene el propósito de fomentar la despapelización en las oficinas que contempla la disminución del uso del papel y la generación de un entorno más saludable en las tareas diarias de los trabajadores del Estado al lograr la optimización del espacio físico, la dinamización de los procedimientos administrativos y el cuidado del ambiente a través del uso responsable del recurso del papel.